做好記憶管理 提高工作效率

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你是不是也有一樣的問題?
忙碌了一天,待辦工作還是一長串;
會議前背了一堆資訊,
老闆一問卻腦袋空白。
其實,不是你的工作能力不佳,
而是沒有用對方法。
在數位時代,忙碌的上班族特別需要
一套能幫助減輕生活與工作壓力的整理術。
小時曾患有失讀症的 Google前資訊長
梅瑞爾(Douglas C. Merrill),
如今卻成為全世界最會整理資訊的男人,
在他的新書《Google時代一定要會的整理術》中,
他首度公開私房整理術,
教上班族輕鬆解除資訊時代的工作焦慮。

一心多用往往沒效率
回想一下,當你很專心的工作時,
常常會對同事的聊天充耳不聞,
但多樣工作任務一起來時,
反而感覺礙手礙腳。
梅瑞爾說因為我們的注意力
通常只能專注在一件事情上。
所以當你同時處理好幾件事時,
等於妨礙你的腦做事,
它正努力讓資訊進到長期記憶,
一不小心,就會前功盡棄。
這就是為什麼同時處理多項任務,
反而事情常做不好。

很多人開會時總愛會帶著筆電參加,
大家也見怪不怪,
反而感覺挺有效率的。
但事實不然,使用筆電的多數人,
竟然明顯的遺漏了
會議裡的重要資訊及決策,
因為人類在同一時間中
處理多項工作時,
是無法專心注意周遭發生的動態狀況。
所以要讓腦袋更有效率前,
反而是先將諸多資料移除,
專心的想及做一件事,
會更順利,
也就是所謂的欲速則不達。


將短期記憶變成長期記憶
梅瑞爾建議上班族,
當每次接收到新資訊的時候,
如果都能非常專注,
單純的做同一件事,
大腦就會將這個資訊從短期記憶移進長期記憶。
回想一下,某個心儀對象
第一次把電話號碼給你的時刻。
若手邊當時沒紙可抄下號碼,
你可能會在腦海裡
不斷重複背誦那組號碼,
把號碼一個個默記下來。
藉由這個複誦動作,
號碼已從你的短期記憶
編碼進入了長期記憶。

若你不想在腦海中
一再複頌要記下的資訊,
你或許會問,
是不是還有其他更有效的方法,
幫助你將資訊成功轉移到長期記憶?
梅瑞爾說答案就是替資訊找到一個故事。


以故事脈絡來回溯記憶
要順利回想起一件事,
有個方法滿好用的:
梅瑞爾說你可先想想,
你第一次注意到某件事的當下,
正在做什麼?
也就是說,
為那件事情找尋可以提供發展的故事。
而你當時正在做的,
就是跟事實相關的故事情節。
像梅瑞爾的太太每次找不到皮包的時候,
就會用上述的方法。
她會先在屋內四處走動,
口中唸唸有詞:
「我記得剛才在這裡看狗狗,
然後走到那裡拿起雜誌,
然後……啊!我在浴室從皮包裡拿出口紅!」
這個方法,
在工作上也是可以如此運用,
例如與廠商進行會議時,
對於上次的會議結論沒有太多印象時,
也沒有留下紙本紀錄的時候,
不妨找出之前的討論報告,
參考曾依序討論的項目,
並重新回想當時參與的情景、
人物及對話,
依序回溯記憶,
就有可能想起上次的結論。

工作忙碌的上班族,
透過整理術適時的整理腦中混亂的資訊與思緒,
才能在必要時掌握事情脈絡。
學習保持大腦淨空,不急著埋頭苦幹,
別將資訊硬塞進腦中,
在面對職場壓力及競爭下,
將更從容不迫輕鬆面對。

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