25分鐘內提高工作效率.jpg  


你工作時是否經常感到,
下午甚至什麼都沒做﹐
就已經到傍晚了?


如果你和最近我們通過
哈佛大學商學院
(Harvard Business School)
對日常工作進行的一項研究中
採訪的許多專業人士一樣﹐
那麼這種情況應該是經常在你身上發生。


這種低效率不僅會降低你所在團隊和
組織的項目成功率﹐還會威脅到你自身。


我們發現﹐沒有什麼比在自己關心的
事情上取得有意義的進展、
更讓人高興和幹勁十足了。
我們稱這為「進展原則」。
但這種進展原則還有另外一面:
沒什麼比工作停滯不前更讓人感到沮喪的了﹐
而且這種負面影響比正面的影響要大得多。


工作效率低下最常見的原因是時間被分割得七零八落
試圖平衡彼此衝突而且經常是預料之外的時間需求。
當你每天瘋狂地埋頭工作﹐卻仍感覺效率不高時﹐
就是這種情況。聽上去很熟悉吧?


工作時間管理專家托尼施瓦茨(Tony Schwartz)、
戴維艾倫(David Allen)和其他人有一些有用的技巧﹐
能幫你建立事半功倍的工作習慣。
那麼如果你實在來不及完成最重要的工作﹐
如何才能補救呢?


1.劃出時間空檔(20分鐘):
如果可能的話﹐
從日程表中劃去當天剩下的某項工作﹐
以保證自己有20分鐘不被打擾﹐
以專心投入那項有意義的工作。
如果你能辦得到﹐那麼留出更多時間更好﹐
但20分鐘已足以令工作效率有所改觀。

如果實在不行﹐那麼就把不重要的會議提前20分鐘﹐
或加20分鐘班
(如果你有緊急商務電話﹐也會用這種策略﹐
不是嗎?去做最重要的工作是緊急要務)。
切斷電子郵件﹐關掉電話﹐
去一間沒人能找到你的空會議室或小房間。


2.標出當天的工作進展(2分鐘):
用工作日記記錄你當天的工作進展。
專心做你還沒做的工作和剩下來的工作是很自然的事。
但為了提升幸福感和努力程度﹐
你應該花一分鐘記錄你已經完成的工作。
即使你只是概述某個創意項目接下來的步驟﹐
也應記錄下來。如果你能留出20分鐘的時間空檔﹐
那麼就記下你當天的成就﹐不管有多微小。
這可能不是你計劃的工作﹐也可能是解決其他人的問題﹐
但如果你做了有用的工作且確有實際進展﹐
那麼就把它記錄下來。
讓自己享受成就感﹐並意識到自己有所作為。


3.為明天繼續工作做好準備(3分鐘):
使用歐內斯特海明威(Ernest Hemingway)和
其他作家的小竅門:幹到一半時停下來。
當你必須停下最重要的工作﹐半途而止時﹐
那麼停下就好﹐只要你清楚該如何完成剩下的工作。
通過這種方式﹐你第二天可以迅速進入工作狀態﹐
即使你第二天得到的只有20分鐘的空檔。


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