評估

 


人們迫切希望能完成所有那些去年本應完成的事，
並且通常會從長長的任務清單開始。
寫過一本有關任務清單書籍的加州
奧克蘭市（Oakland）的生活導師卡根（Sasha Cagen）說，
任務清單本身會引發焦慮感。每年的這個時候，
她都會接待很多新客戶，
她通常建議他們把自己真正喜歡的任務多放在清單上。
卡根2006年對600人所做的網上調查顯示，
約23%列清單的人在列清單上花的時間比實際完成任務的時間多。

當然，有各種各樣掌握工作進度的方法。
有人喜歡在紙上手寫任務清單的觸感，
還可以塗鴉或畫畫。
有人在電腦、平板電腦或智能手機上鍵入文字、
整理和儲存任務時思維更清晰，
他們喜歡各種設備上更新清單程序的靈活易用性。
即使有這麼多方式，還是很容易把清單列得一團糟。


華盛頓州溫哥華市（Vancouver）的作家鮑爾（Kim Bauer）說，
她把所有希望完成的任務和目標寫在紙上，
有時這些長長的紙質清單會“完全失控”。
修改和區分優先次序成了拖延的一個借口。
現在，她強迫自己把所有任務濃縮成一份更實際的清單，
這樣“讓我覺得更有條理”。

紐約作家及時間管理專家摩根斯頓（Julie Morgenstern）說，
井井有條的清單是保持掌控的一個重要工具，
能夠節省精力，讓自己集中精力做事而不是努力去記住要做什麼。

摩根斯頓說，有效的任務清單會限制在能夠
立刻查到並很快完成的幾項具體任務上。
與其寫“解決客戶問題”，
不如寫“用一小時確定客戶問題的范疇”。

清單應標明每項任務所需的大概時間。
摩根士頓說，清單還應與日歷或時間表相結合，
以避免“為明天安排的17件事全部完成的話需要花上20個小時”
這種情況的發生。

處理令人畏懼的任務也有策略。
摩根士頓提到有一名電腦咨詢師，
他在與客戶見面時精力充沛，
但遇到繳費、寫提案或部署戰略之類的行政任務就會拖延。
她建議這位咨詢師給單調的任務設定起始時間，
把它們當作與客戶的會面，
並把這些任務分解成需要與人打交道的活動。
這種新的方法讓他戒掉了拖延症。

有些軟件會幫助人們對任務進行衡量，
與總體的生活目標之間達成平衡，
從而避免你陷入到一些無謂的瑣碎工作中去。
內格爾用的是Llamagraphics的“生活平衡”
軟件（Life Balance）。該軟件讓她首先列出一個大的目標清單，
比如做一些有滿足感且有報酬的工作以及社區志願工作。
軟件將這些目標的優先次序進行排列並分解成小項，
注明需要多少時間和精力，還有何時何地必須完成。

該程序根據這些數據為內格爾的任務清單設定八至12個項目。
從使用該軟件開始，她從未錯過過一個截止日期，
軟件幫助她調整計劃，在工作需求、參加合唱團
以及食品救濟站志願工作之間找到平衡。

身為三個孩子父親的巴爾頓現在在iPad、
智能手機和電腦上使用一個名叫Remember the Milk的時間管理程序。
用這個程序可以對任務進行整理並排列優先次序，
並對到期時間以及重復的工作、財務和家庭事務設置提醒。
該程序可以把任務上傳和分享到郵件和在線日歷，
還可以儲存筆記和數據，調出所有涉及
“賬單”（bill）或“電話”（call）的“智能清單”。

多年來，加州山景城（Mountain View）的電子遊戲設計師
哈爾林（Nathan Harling）一直都不做任務清單。
他以自己能記住所有事情引以為豪。
他說，轉折點在幾年前出現，他意識到
“我只有兩周時間來完成三周半的工作；
要完成這麼多工作的壓力讓我喘不過氣來，
導致自己連需要做什麼都記不住了。”

他的第一個任務清單是潦草地寫在一個信封背面的，
結尾是“千萬不要發瘋”。
這個清單幫他在精力飽滿地完成了工作，
從此以後在必要時他都會列清單。