Presenting  

準備升級中高管層的經理,
都要經一次「見Board」考核。

總結一些做Presentation要注意的技巧,
雖不見得人人適用,大家不妨參考一下:

1. 了解文化
要認清對象觀眾和現場環境,了解他們的文化習性。
用PowerPoint本來是不應該把太多文字講稿放上照讀,
但是很多時內部同事老闆作為觀眾,
很少有時間再看另一份詳細書面報告,
所以這份放在熒幕上的PowerPoint,就是報告本身。
因此要有足夠的文字內容去解釋重點。


2. 善用動畫
利用簡潔有趣的圖片動畫和效果,
比較適合對外大型Sales pitch之用,
的確可以提高普羅觀眾的興趣,
但要是作為嚴肅的內部報告,最好少用。

3. 事前探料
既定的題目,很多時只是三言兩語,
不要冒險自以為是,一定要把Brief了解清楚,
要問要打聽,從多方面多角度考慮。
你會發覺同樣的Brief,不同人會有不同的理解和詮釋,
定出你認為最適當的才下手,
在思考的過程中也要不停反問自己有否回答和滿足這個Brief。


4. 去蕪存菁
做好研究工夫後,最常見的問題是材料太多,
很想把所有的東西都Present出來,
表示有努力過,資料齊全豐富。
這樣很危險,可能使人覺得凌亂,
自己也會被過多的資料纏擾,容易失去重心重點。
要把材料整理消化過,去蕪存菁,
只拿出有力有分量的部分。


5. 紮實結構
最重要的一步,是定出結構大綱,
就是Outline flow。這是靈魂,也最考工夫,
如何引領觀眾跟從你的思維方向和Approach,
一步一步了解你是如何看待和處理題目,
怎樣附以資料支持你的論據。
當然不見得每個人都照單全收,
同意你的立場和見解,
但重點是要能表現你的思路清晰,
邏輯分明,從頭到尾都Consistent,
內容前呼後應。


6. 深入淺出
羅列出來的重點,不應太多,
但每一點都要經過反覆思考論證,
問自己究竟想要說明甚麼,
如何支持整個主題大綱;
有沒有更深一層的意義,
有沒有更好的字眼用詞,
可以表達得更清楚有力。


7. 沉澱思緒
PowerPoint的初稿以至再三定稿,
要盡早做好,好讓自己有足夠時間複習再思考。
不妨把它放在一旁一兩天,讓思緒沉澱,
再拿起來重新檢視,一定會有新的和更好的想法。
要想想觀眾可能問甚麼問題,會怎樣挑戰你的論據,
做好準備。


只要準備充足,在腦海內理順好思路,
清晰的知道要表達的大綱重點,肯定臨場信心十足,
不需要講稿,整個Presentation都能流暢自然

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